Integritetspolicy

Allmänt

Kommunförbundet Skåne är de 33 skånska kommunernas intresseorganisation med säte i Lund.  Den här policyn innehåller information om hur vi på ett övergripande plan samlar in och behandlar personuppgifter. All behandling av personuppgifter inom Kommunförbundet Skåne sker i enlighet med gällande lagstiftning.

Vad är en personuppgift?

All information som direkt eller indirekt kan kopplas till en idag levande fysisk person är att anse som en personuppgift enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Det innebär att exempelvis namn, adress, telefonnummer, e-postadress eller fotografier kan anses vara personuppgifter.

Behandling av personuppgifter

Enligt dataskyddsförordningen innebär behandling av personuppgifter all hantering, såsom insamling, bearbetning, lagring, visning, överlämning och borttagning.
Kommunförbundet Skåne är personuppgiftsansvarig i en mängd olika system och använder flera olika informationssystem som hanterar personuppgifter, exempelvis antagningssystem, webbplatser och sociala medier.

 

Vilka uppgifter behandlas?

Insamling av personuppgifter

Kommunförbundet Skåne samlar exempelvis in dina personuppgifter när du registrerar dig för någon av våra tjänster. De uppgifter vi normalt efterfrågar är namn, epost, telefonnummer, titel och organisationstillhörighet. Vid vissa tillfällen kan även annan information efterfrågas. I vissa fall behöver vi mer information, det kan till och med vara sådant som klassas som känsliga personuppgifter, exempelvis matallergier, funktionsvariationer eller liknande. På uppdrag av, eller i samarbete med, våra medlemmar / uppdragsgivare, kan vi även behöva samla in information om exempelvis modersmål – som kan härröras till etnicitet, vilket också är en känslig personuppgift.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Kommunförbundet Skånes grunduppdrag är att värna de 33 skånska kommunernas intressen. När du anmäler dig till Kommunförbundet Skånes kurser, prenumererar på något av våra nyhetsbrev eller när du beställer någon av våra varor eller tjänster ingår du ett avtal med oss. De personuppgifter du lämnar, registreras i våra system och används för att vi ska kunna uppfylla vår del av det ingångna avtalet. Uppgifterna kan också komma att användas för kvalitetsuppföljning och utveckling av Kommunförbundet Skånes tjänster. Vi behandlar även personuppgifter som en del av de uppdrag vi åtagit oss genom avtal med våra medlemmar (de 33 skånska kommunerna).

Vem delar vi dina personuppgifter med?

I en del fall kan vi behöva lämna ut vissa av de personuppgifter du lämnat till oss till underleverantörer (så kallade personuppgiftsbiträden), för att vi ska kunna fullgöra vår del av avtalet. Vi lämnar inte ut känsliga personuppgifter, som vi inhämtat för de tjänster vi erbjuder, utan att du får veta detta. I de tjänster vi tillhandahåller på uppdrag av våra medlemmar kan det vara en förutsättning att information delas med andra system/organisationer.

Hur länge behandlar vi dina personuppgifter?

Generellt så behandlar vi dina personuppgifter under hela den tid vi har ett avtal med dig, eller som längst till dess att vi och du uppfyllt åtagandena i det ingångna avtalet. När ingen avtalsrelation längre råder, kommer vi att radera dina personuppgifter. Här råder stor variation beroende på vilken tjänst som avses. För en del tjänster som vi tillhandahåller på uppdrag av våra medlemmar finns det lagkrav på hur länge informationen måste lagras.

 

Vilka rättigheter har du?

Om du har frågor om vår behandling av personuppgifter, är du välkommen att kontakta vårt Dataskyddsombud. Du finner kontaktuppgifter längst ner på den här sidan.
Utöver rätt till information, kan du även ha andra rättigheter i relation till dina personuppgifter. Exempelvis kan du under vissa omständigheter ha rätt till att påverka vår behandling genom att begära utdrag, rättelse, radering eller begränsning. Du kan även ha rätt att invända mot viss behandling som vi utför samt begära ut dina personuppgifter eller begära att de flyttas.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få information om vilka av dina personuppgifter vi behandlar. Sådana registerutdrag tillhandahåller vi normalt kostnadsfritt och inom 30 dagar. Om du skickar flera begäran om registerutdrag kan vi komma att ta ut en avgift. Är det av någon omständighet som gör att vi inte kan leva upp till ovanstående, kommer vi att meddela dig detta. Eftersom det är viktigt att vi inte lämnar ut dina personuppgifter till någon annan, måste en begäran om registerutdrag göras skriftligen och undertecknas av dig. För att få tillgång till dina personuppgifter måste du legitimera dig. Vi informerar om legitimationsförfarandet i samband med att vi tar emot din begäran.
När du skickar din begäran, är det bra om du specifikt anger vilka uppgifter/tjänster du är intresserad av, exempelvis avtalshandlingar, prenumerationer eller liknande.

Rätt till rättelse

Det är vårt ansvar att se till att de personuppgifter som vi och våra underleverantörer behandlar är korrekta och relevanta. Vi vårdar därför systematiskt våra informationssystem. Om du uppmärksammar att de uppgifter vi har om dig är felaktiga eller om vi saknar viktig information, kan du ha rätt att få dina uppgifter rättade. I en del fall är personuppgifterna vi behandlar automatiskt insamlade från exempelvis folkbokföring. Begäran om rättning ska i sådana fall ställas till den som är ansvarig för informationskällan. Vi är tacksamma för att du hjälper oss med detta. Kontakta vårt Dataskyddsombud om du vill få dina uppgifter rättade.
Enkla uppgifter rättar vi normalt utan övervägande men ibland kan vi behöva analysera din begäran.

Rätt till radering

När relationen mellan oss har upphört raderas de (eller anonymiseras), förutom då vi enligt lag är skyldiga att spara dem under en längre tid (exempelvis enligt bokföringslagen).
Du har rätt att begära att vi raderar dina  personuppgifter om:

  • personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de har samlats in för och som vi behandlar dem för
  • vi behandlar personuppgifter med stöd av ditt samtycke och du återkallar detta
  • vi behandlar personuppgifter för direktmarknadsföring och du motsätter dig att personuppgifterna fortsätter att behandlas för detta ändamål
  • vi behandlar personuppgifter utifrån en intresseavvägning och det inte finns berättigande skäl som väger tyngre än ditt intresse
  • vi inte behandlar personuppgifter i enlighet med gällande regler
  • det krävs att personuppgifter raderas för att kunna uppfylla en rättslig skyldighet

Rätt till begränsning av behandling

I vissa fall kan du ha rätt att kräva att vår behandling av dina personuppgifter ska begränsas. Rätten till begränsning gäller bland annat om du anser att personuppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att vår behandling av dina personuppgifter ska begränsas under tiden personuppgifternas korrekthet utreds.

Rätt till invändning

Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så fall behöver du skriftligen specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen.
Om dina personuppgifter behandlas för marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen.

 

Säkerhet

Det innebär alltid en risk att behandla personuppgifter. Kommunförbundet Skåne arbetar med såväl tekniska som organisatoriska säkerhetsrutiner för att skydda de personuppgifter vi behandlar.

 

Kontakt

dataskyddsombud@kfsk.se